Quando tutta la questione Coronavirus sarà finita potremo trarre importanti conclusioni. Oltre al tema del sistema sanitario, alle procedure d’emergenza e ai negozi aperti praticamente h24 potremo dare molto spazio allo Smart Working, ovvero a quel tipo di lavoro agile in grado di migliorare anche notevolmente la produttività individuale ed aziendale.
Di cosa si tratta?
Secondo il Ministero del Lavoro e delle politiche sociali:
Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.
Estratto dal sito lavoro.gov.it
Bisogna sottolineare come molti professionisti non concordino molto con la definizione data dal Governo perché viene supposto che lo smartworking avvenga anche se il lavoratore dovesse operare da casa per un periodo di tempo strettamente limitato (uno o qualche giorno lavorativo). Questa tipologia di lavoro è intendibile come tale se rientra in una più complessa operabilità aziendale non individuale.
Da Wikipedia troviamo altre due definizioni interessanti che ti riporto di seguito:
Smart Working significa ripensare il telelavoro in un’ottica più intelligente, mettere in discussione i tradizionali vincoli legati a luogo e orario lasciando alle persone maggiore autonomia nel definire le modalità di lavoro a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Autonomia, ma anche flessibilità, responsabilizzazione, valorizzazione dei talenti e fiducia diventano i principi chiave di questo nuovo approccio
Mariano Corso, responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working, Politecnico di Milano
Lo Smart Working è un approccio all’organizzazione del lavoro finalizzato a guidare una migliore efficacia ed efficienza nel raggiungimento degli obiettivi attraverso la combinazione di flessibilità, autonomia e collaborazione, puntando sull’ottimizzazione degli strumenti e delle tecnologie e garantendo ambienti di lavoro funzionali ai lavoratori.
Chartered Institute of Personnel and Developmen
Potremmo riassumere lo SmartWorking come una tecnica lavorativa da adottare come filosofia aziendale alternativa alla classica giornata da vivere all’interno del proprio ufficio. Flessibilità ed autonomia sono le parole chiavi a cui si aggiungono efficenza e responsabilità.
SmartWorking: cosa comporta?
Si perché lo Smart Working porta tantissimi vantaggi tra cui la flessibilità del proprio orario di lavoro, il risparmio sui costi per muoversi in ufficio o alle riunioni, la possibilità di lavorare con persone prima troppo lontane per essere appetibili candidati per una data azienda e molto altro ancora.
Come tutte le cose però ci sono dei lati negativi come la possibilità di assottigliare e non saper ben gestire la vita lavorativa con quella privata, la mancanza di contatto umano (con il rischio di farci sentire più soli) e la potenziale assenza di un luogo di lavoro adeguato.
Lo Smartworking è tutelato dalla legge
In ogni caso, se la strada che abbiamo deciso di intraprendere (per nostra scelta oppure no) è quella dello SmartWorking ci sono buone notizie: grazie alla Legge 81/2017 (leggila su Normattiva) anche chi effettua il cosiddetto telelavoro è tutelato dalla legge italiana con dei diritti (stessa paga, stessi diritti e così via).
Per lavorare ci vogliono i giusti strumenti
L’importante però è lavorare con i giusti strumenti e, neanche a dirlo, sei finito proprio sul blog giusto 😉
Se devi lavorare a distanza devi assolutamente dotarti di programmi o servizi web che ti permettano di tenere conto del tempo speso, di accedere ai file aziendali, di interagire con i colleghi tramite chiamata o videochiamata e poter organizzare al meglio il lavoro con il tuo team.
Non possono quindi mangare nel tuo “portfolio” di competenze questi strumenti:
- Hours / Hubstaff
- Trello
- Slack
- Teamviewer
- DocuSign
Segnati su cosa stai lavorando
Che tu sia un freelancer che sullo smartworking ci vive da sempre o un lavoratore dipendente che ancora sta prendendo la mano con questo sistema di lavoro devi assolutamente ricordarti di tenere sotto controllo quello su cui stai mettendo le mani. Sapere quanto tempo ci hai messo è un toccasana per non focalizzare troppa attenzione su un solo argomento o un solo problema.
Su iPhone, iPad e Mac potresti usare Hours, si tratta di una applicazione di un servizio web che ti permette di cronometrare le varie attività e se necessario di calcolare un costo derivato dalle ore o dai blocchi orari svolti.
Su Android puoi usare HubStaff che offre funzioni simili e che è almeno per quelle base ugualmente gratuito.
Fai quello che devi fare
Ci sono attività a cui devi dare la priorità, altrimenti rischi di focalizzarti su problemi o funzioni che hanno poca importanza rischiando di ridurre potenzialmente di molto la tua produttività. Molte aziende usano Trello per organizzarsi in questo modo e lo facciamo anche noi di PcGenius. Grazie al suo sistema a schede Trello permette di annotare, commentare e distribuire le attività da svolgere, già svolte o da svolgere in futuro. Trello è dotato di un piano gratuito ed è disponibile come app per MacOS, Windows, iOS e Android ma anche come servizio online accessibile da qualunque tipo di browser.
Parla, scrivi e organizzati con i colleghi
Per la parte organizzativa più viva una buona chat ed un sistema in grado di integrarsi con altri servizi non può mancare. Slack è in grado di fare proprio questo. Chi ama i videogames non può che notare una sentita somiglianza con Discord. Si tratta di una applicazione di chat a canali tematici nella quale possono intervenire anche servizi e bot d’assistenza. Basta trovare il giusto applicativo e creare un buon workflow ed il gioco è fatto..
Slack è un applicativo universale, anch’esso accessibile da web (che qui non posso linkare perché si basa su sottodomini personalizzati del tipo azienda.slack.com) e con client Windows e MacOS nonché di iOS e Android.
per le videoconferenze ci sono più soluzioni valide e ugualmente utilizzabili, Hangout di Google nella versione G Suite per aziende e Teams di Microsoft (anche nella edizione per aziende). Se cerchiamo qualcosa per videochiamare senza grosse pretese tra funzionalità particolari e notorietà generale non possiamo che pensare a Skype della stessa Microsoft.
Attenzione: Skype è gratuito, Hangsout e Teams per piccoli gruppi sono gratuiti ma per gruppi di lavoro e aziende di dimensioni moderate è richiesto il pagamento di un abbonamento mensile.
Assisti da remoto
Se serve dare una mano ai colleghi in ufficio o se dobbiamo accedere alla nostra posizione a distanza potremmo pensare di utilizzare TeamViewer (di cui funzionamento abbiamo già parlato in un altro articolo).
Teamviewer principalmente ha due modalità: la possibilità di vedere il monitor del computer controllato e di gestirne le azioni tramite il mouse e la tastiera a nostra disposizione e la possibilità di trasferire in entrambe le direzioni file e cartelle a piacere.
Il prezzo di TeamViewer è gratuito solo nel caso di uso personale. Dato che questo articolo è principalmente rivolto a freelancer e lavori dipendenti ci tengo a ricordare che questi casi rientrano nel caso di licenza commerciale.
Teamviewer funziona su MacOS e Windows, iOS e Android hanno le loro app.
Firma i documenti anche a distanza
Ammesso e concesso che a livello legale hanno valore solo le email inviate solo tra indirizzi PEC (la posta elettronica certificata – aka domicilio digitale) e che gli allegati validi sono quelli firmati con firma elettronica o digitale (che permettono di controllare l’integrità del documento e di identificare univocamente il mittente) potremmo comunque doverci ritrovare nella situazione di firmare i documenti in forma classica, apponendo quindi la nostra firma stilografico nei pdf o cose simili.
DocuSign è una piattaforma da prendere in considerazione per la possibilità di firmare in modo semplice e veloce tutti i documenti anche in mobilità. Il servizio ha un costo che parte dai 10$ al mese ed è compatibile a livello legale con la legislazione americana Esign Act ed UETA nonché con quella europea eIDAS.
La versione per Windows 10 è scaricabile da qui.
Conclusioni
Lo SmartWorking è sicuramente una filosofia in primis e solo poi è da considerarsi una sorta di modus operandis del mondo del lavoro.
Si tratta di uno strumento potente che non va assolutamente preso con sicurezza, per questo ho riassunto qui quelli che per me sono gli strumenti fondamentali da avere a disposizione per muoversi con destrezza in un ambiente che non a tutti potrebbe risultare famigliare.
Con il datore di lavoro se siamo lavoratori dipendenti potremo trarre i nostri accordi ma per la legge non ci saranno problemi, se siamo freelancer invece dovremmo già essere abituati a questi modi di fare, in ogni caso dovremo essere pronti a gestire a blocchi indipendenti lavoro e vita privata. Confondere le due cose potrebbe fare male alla nostra salute.
